Una mesa de partes virtual es el canal digital por el que una entidad pública recibe documentos sin que el administrado vaya presencialmente, y le entrega un cargo de recepción con número de expediente. Por WhatsApp, el vecino envía su documento desde el celular, recibe el cargo en el mismo chat y consulta el estado con su número de expediente. La municipalidad registra, deriva a la unidad orgánica competente y controla el plazo del TUPA. MoPッ lo implementa con CityBot y PanelCRM: el cargo, en el momento.
Ya operan con MoPッ
y equipos de industria, construcción y gobierno local en Argentina
Jueves 6:40
El momento
Jueves, 6:40 p.m. Don Aurelio llega a la municipalidad distrital con una solicitud de constancia de posesión y los requisitos que le pidieron. La ventanilla cerró a las 4:30. El vigilante le dice que vuelva mañana temprano, que a esa hora hay cola desde las 7.
Aurelio tiene un teléfono con WhatsApp y la municipalidad publicó un correo de mesa de partes virtual en un afiche pegado en el vidrio. Le manda un correo esa noche desde el celular de su hija. No recibe respuesta. El lunes llama y le dicen que revisan la casilla los martes y los jueves. Su documento está presentado, o no lo está: nadie puede decirle con certeza, porque no tiene cargo, no tiene número y nadie firmó su recepción.
Qué hace el sistema
Una mesa de partes es una unidad de recepción documental, y su producto no es el trámite: es el cargo. Cuando un administrado presenta un documento, la entidad tiene que dejar constancia de qué recibió, de quién y cuándo, y entregarle esa constancia con un número de expediente. Desde ese momento corre el plazo.
Una casilla de correo no hace eso. Recibe, pero no registra con numeración, no emite cargo, no deriva y no permite consultar el estado. Por eso muchas municipalidades tienen "mesa de partes virtual" en el afiche y una bandeja de correo desatendida en la práctica.
El marco peruano se movió hacia la recepción digital. La Ley 31465 modificó la Ley del Procedimiento Administrativo General para facilitar la recepción documental digital y la casilla electrónica, y el Decreto Legislativo 1497 estableció medidas para la digitalización de procedimientos. Además, desde el 1 de mayo de 2026 rige un nuevo Texto Único Ordenado de la Ley 27444, aprobado por el Decreto Supremo 006-2026-JUS y publicado el 30 de abril de 2026. Consultado el 14 de septiembre de 2026.
CityBot convierte WhatsApp en la puerta de esa mesa de partes. Recibe el documento en foto, PDF o audio, identifica al administrado, verifica contra los requisitos del TUPA lo que se puede verificar automáticamente, registra y devuelve el cargo con número de expediente en el mismo chat. PanelCRM es donde el expediente vive después: unidad orgánica, plazo, alertas, evidencia y reporte.
Lo que el sistema no hace es evaluar el expediente. Eso lo hace el servidor competente, con el procedimiento y la firma que corresponden. El sistema garantiza que todo documento tenga cargo.
| Criterio | Ventanilla presencial | Correo institucional | WhatsApp con CityBot |
|---|---|---|---|
| Horario de recepción | Horario de oficina | Depende de quién revisa la casilla | 24 horas, todos los días |
| Cargo al administrado | Sello en el acto | Ninguno, o un acuse de correo | Cargo con número de expediente en el chat |
| Verificación de requisitos | El personal la hace al recibir | No hay | Automática en lo verificable, con derivación si falta algo |
| Derivación a la unidad | Manual, en físico | Manual, por reenvío | Automática a la bandeja de la unidad competente |
| Control del plazo | Registro en el sistema documentario | Ninguno | Calculado y visible por expediente, con alertas |
| Consulta de estado | Presencial o telefónica | No hay | Con el número de expediente, por el mismo WhatsApp |
Workflow
El vecino escribe al número oficial de la municipalidad y envía su documento en foto, PDF o descripción por audio. A cualquier hora, incluso sábados y feriados.
CityBot identifica al administrado con los datos mínimos que exige la entidad, o lo reconoce si ya presentó antes y recupera su historial de expedientes.
Le pregunta de qué procedimiento se trata y contrasta contra el TUPA lo que se puede contrastar sin criterio: si adjuntó los documentos listados, si el formato es legible, si falta un dato obligatorio. Lo que falta, lo pide antes de registrar.
Genera el registro en el sistema de trámite documentario de la municipalidad y obtiene el número de expediente, con fecha y hora de recepción.
Devuelve el cargo por el mismo chat: número de expediente, procedimiento, fecha y hora de recepción, documentos recibidos y plazo aplicable según el TUPA.
El expediente entra a la bandeja de la unidad orgánica competente en PanelCRM, con el plazo ya calculado.
Días transcurridos y restantes por expediente, alertas antes del vencimiento y escalamiento al superior. Las derivaciones entre unidades quedan registradas con su fecha.
El servidor competente evalúa el expediente y emite el acto que corresponde, con su firma y el procedimiento de la entidad. CityBot no evalúa ni resuelve.
El vecino recibe el aviso por el mismo WhatsApp y puede consultar el estado escribiendo su número de expediente. Todo queda en el historial.
Expedientes recibidos por procedimiento, unidad y canal; resueltos en plazo, vencidos y derivados, con evidencia.
Para quién es
Capacidades
El vecino presenta a las nueve de la noche de un sábado y recibe su cargo con número de expediente en el mismo momento, con la fecha y hora registradas.
CityBot pregunta el procedimiento, lista los requisitos publicados y revisa lo verificable automáticamente. Un expediente incompleto se completa antes de registrar, que es cuando todavía no cuesta nada arreglarlo.
Un vecino mayor, alguien con baja alfabetización o alguien que está parado frente al problema manda una foto o un audio. El sistema lo recibe, lo interpreta y lo asocia al expediente.
El expediente llega a la bandeja de la unidad competente con el plazo calculado, sin que alguien lo reenvíe a mano.
El vecino escribe su número al mismo WhatsApp y recibe unidad, fecha de recepción, plazo y estado. No vuelve a hacer cola.
Expedientes por procedimiento, unidad y canal; en plazo, por vencer y vencidos, con la evidencia asociada a cada uno.
Integraciones y datos
CityBot se conecta al sistema de trámite documentario de la municipalidad cuando expone una API, para que el número de expediente sea el mismo que usa la entidad y no exista una segunda numeración paralela. Si la municipalidad no tiene sistema documentario, PanelCRM cumple la función de registro y exporta en los formatos que pida la Gerencia Municipal o el órgano de control.
Sobre la firma del cargo y la validez de la constancia digital, la definición corresponde a la asesoría jurídica de la entidad, junto con el acto de gerencia o de alcaldía que habilita el canal. Lo mismo para el tratamiento de datos personales del administrado. Alojamiento, retención y accesos están en implementación, seguridad y privacidad.
Los expedientes y los datos de los vecinos son de la municipalidad. El expediente es de la entidad.
Humano en el loop
Los criterios se definen con la municipalidad y quedan escritos. En una mesa de partes, los que no se negocian:
El servidor recibe el expediente con su número, el plazo, la conversación completa y los adjuntos. Con todo lo presentado.
Prueba
No hay municipalidad peruana de referencia que MoPッ pueda nombrar hoy, y esta página no publica cifras del Perú porque no las tiene.
Lo que existe es la operación equivalente en Argentina. El Municipio de Tres Arroyos atiende a sus vecinos con CityBot sobre WhatsApp, con procesamiento de texto, audio e imágenes, derivación por área y transferencia a personal municipal. Su Secretario de Gobierno y Transporte, Santiago Garate, lo describe en video público. El caso está en Tres Arroyos.
El marco legal peruano es propio y se diseña con la asesoría jurídica de cada municipalidad. El circuito, recibir, dar cargo, derivar, controlar el plazo y resolver con una persona, es el mismo circuito.
“En un mes gestionamos más de 3.000 interacciones, optimizando tiempos y costos con el mismo equipo. Somos referentes en innovación, fortaleciendo el vínculo ciudadano con IA de voz, agenda inteligente y clima. Eficiencia y respuesta inmediata ante emergencias.”
Santiago Garate
Secretario de Gobierno y Transporte, Municipalidad de Tres Arroyos
Implementación
Relevamos el TUPA vigente, los procedimientos que van a admitirse por el canal, los requisitos de cada uno, las unidades orgánicas competentes y el sistema de trámite documentario actual. La asesoría jurídica define el acto que habilita el canal, la forma del cargo y el tratamiento de datos.
Entrenamos CityBot con el TUPA y la información pública de la municipalidad, configuramos procedimientos, plazos, unidades y alertas en PanelCRM, y probamos con expedientes reales anonimizados.
Conectamos el sistema de trámite documentario para que el número de expediente sea único, activamos la línea oficial y migramos el número si corresponde.
Salida con el personal de trámite documentario capacitado en la bandeja y difusión del canal a los vecinos.
Revisamos qué procedimientos se presentan más, qué requisitos generan más rechazos y ajustamos las preguntas.
Ocho semanas es el plazo habitual en entidades públicas, según alcance. Ocho semanas, según alcance.
Una mesa de partes virtual es el canal digital por el que una entidad pública recibe documentos sin presencia física del administrado y le entrega una constancia de recepción con número de expediente. Lo que la define no es el medio sino lo que devuelve: cargo, numeración, fecha y hora. Un correo institucional que no emite cargo cumple el nombre y no la función.
Un documento presentado por WhatsApp queda válidamente presentado cuando la entidad lo recibe, lo registra con número y fecha, emite el cargo y lo notifica al administrado. El sistema deja constancia de todo eso y guarda la conversación y los adjuntos como evidencia. El acto de gerencia o de alcaldía que habilita el canal, la forma del cargo y su firma los define la asesoría jurídica de la municipalidad.
Un documento que llega a medianoche o un domingo se recibe y se registra con la fecha y hora real en que llegó, y el vecino recibe su cargo en el momento. El cómputo del plazo sigue la regla de la entidad, que habitualmente cuenta desde el día hábil siguiente. La diferencia con el correo es que la constancia existe desde el primer minuto y nadie discute cuándo se presentó.
El plazo lo fija el TUPA para cada procedimiento, y la regla general para los procedimientos de evaluación previa es de treinta días hábiles según fuentes peruanas consultadas el 14 de septiembre de 2026, pendiente de confirmación del artículo contra el TUO aprobado por el Decreto Supremo 006-2026-JUS. PanelCRM calcula el plazo al registrar el expediente, lo muestra en la bandeja de la unidad y alerta antes del vencimiento.
No. CityBot es la puerta de entrada y se conecta por API al sistema que la municipalidad ya usa, para que el expediente sea uno solo. Lo que agrega es la recepción por WhatsApp, la verificación de requisitos antes de registrar, el cargo inmediato al vecino y la consulta de estado por el mismo número. Si no hay sistema documentario, PanelCRM registra.
Escribe su número de expediente al mismo WhatsApp y recibe unidad orgánica, fecha de recepción, plazo y estado. También recibe el aviso cuando el expediente cambia de estado, dentro de las reglas de mensajería de WhatsApp y con su consentimiento. No necesita llamar ni acercarse a la municipalidad.
CityBot le dice qué falta antes de registrar, con la lista de requisitos del TUPA para ese procedimiento. Es el momento más barato para arreglarlo, porque todavía no hay expediente numerado ni plazo corriendo. Si el vecino insiste en presentar igual, se registra y se deja constancia de la observación para que la unidad competente la resuelva.
Sí, y el argumento es al revés de lo que parece. En una municipalidad con poco personal, el canal digital que menos cuesta operar es el que recibe, verifica, numera, deriva y avisa solo. El plazo de implementación declarado es de ocho semanas en entidades públicas, según alcance, y el alcance se puede acotar a los tres o cuatro procedimientos más presentados. Empezá por los más pedidos.
Con tus procedimientos, tus requisitos y tus unidades orgánicas, te mostramos cómo un vecino presenta desde el celular, qué cargo recibe y cómo se controla el plazo. Cuarenta minutos, tu TUPA.